Opportunità per nuovi mercati: La trasformazione digitale dei processi aziendali

Oggi sono disponibili tecnologie che consentono ai team aziendali di progettare, o riprogettare, le azioni e le strategie dell'organizzazione all'interno di qualsiasi sistema, a prescindere dalla quantità di strutture "ereditate" già presenti.

Quasi tutte le aziende desiderano un "rinnovamento digitale", il che di solito significa disporre di un programma software intelligente in grado di svolgere e automatizzare una selezione di lavori aziendali, che si tratti di gestione dell'esperienza del consumatore, vendite, logistica, o gestione delle risorse.

Per le start-up è abbastanza facile introdurre il "sistema"digitale, ovviamente, in quanto dispongono di procedure e sistemi nuovi e rinnovati, e possono iniziare rapidamente con soluzioni interamente basate sul cloud per lanciare le loro iniziative.

Non è altrettanto facile, invece, per un'impresa già presente sul territorio da tempo che gestisce applicazioni software e attrezzature... datate.

Per le aziende consolidate, il passaggio al cloud non è così automatico: ci sono sistemi e applicazioni esistenti che potrebbero rappresentare anni di crescita e di avanzamento delle procedure che continuano a fornire un vantaggio competitivo e un valore aziendale.

Queste strutture sostengono procedure organizzative che sono ampiamente incorporate nell'impresa e che sono comunemente così intrecciate con la tecnologia da essere spesso difficili da cambiare o, addirittura, eliminare.

"Digital transformation, due imprese su tre hanno aumentato gli investimenti -

[...] Un recente report di McKinsey (“The new digital edge: Rethinking strategy for the postpandemic era”) ha rilevato invece come il 65% delle aziende abbia aumentato i fondi dedicati alla digitalizzazione (recuperando il budget necessario attraverso tagli alle risorse in altri comparti) e solo il 7% li abbia diminuiti. Poco meno di due aziende su tre, recita lo stesso studio, è consapevole del fatto che entro la fine del 2023 dovrà pensare a un nuovo modello di business digitale per rimanere economicamente profittevole e solo l'11% non cambierà invece il proprio modo di operare sul mercato [...]."

[ilsole24ore]

Oggi, tuttavia, sono disponibili tecnologie che consentono ai gruppi aziendali di progettare o rinnovare i sistemi IT dell'organizzazione all'interno di qualsiasi tipo di ambiente di sistema, indipendentemente dalla quantità di infrastruttura "tradizionale" presente.

Questi dispositivi e piattaforme, che rientrano nell'ambito delle applicazioni software per il monitoraggio dei processi aziendali, possono aiutare le aziende tradizionali a competere con i nuovi player digitali che si presentano sul loro "campo di gioco", poiché anche le aziende più conosciute si trovano spiazzate da tutte queste nuove startup che sono molto più attive e in grado di adeguarsi più rapidamente in base alle trasformazioni dei loro consumatori e dei mercati.

La vera trasformazione digitale, quindi, è un imperativo necessario per le aziende già consolidate che devono cambiare per competere in mercati nuovi

Al centro della trasformazione digitale ci sono processi che si evolvono e si modificano con la stessa rapidità con cui cambia l'azienda, quali:

• soddisfare le nuove scelte dei clienti
• lanciare nuovi prodotti
• orientarsi verso nuovi mercati e creare nuove partnership.

Si tratta di realizzare nuove applicazioni e architetture informatiche di nuova generazione basate su criteri odierni, ottimizzando e trasformando i sistemi e le risorse applicative esistenti (Industria 4.0), incorporando nuovi sistemi formativi nelle soluzioni da progettare e prototipare (Formazione 4.0).

Trasformazione digitale delle procedure aziendali: i vantaggi

Prima di determinare i vantaggi della digitalizzazione, è bene specificarli, poiché la digitalizzazione è accreditata a molte procedure diverse. Un articolo di Forbes mette in evidenza la necessità di distinguere tra le 3 parole d'ordine più diffuse in questo contesto.

Gartner [famosa società società per azioni multinazionale che si occupa di consulenza strategica, ricerca e analisi nel campo della tecnologia dell'informazione con oltre 15.000 clienti nel mondo] definisce la digitalizzazione come "il processo di passaggio dalla forma analogica a quella elettronica": in concreto, si tratta di ogni processo che restituisca informazioni che possono essere esaminate da un computer. In un contesto aziendale, i casi sono numerosi: dall'amministrazione delle buste paga alla sorveglianza dell'efficienza delle vendite, fino all'analisi delle informazioni, tutte funzioni che hanno subito un forte processo di digitalizzazione.

Infine, il cosiddetto restyling elettronico affronta un significato più completo di digitalizzazione, in quanto si tratta di una dimensione di adeguamento che riguarda tutte le caratteristiche del servizio di impresa, con un solido allineamento al cliente.

In concreto, un insieme di lavori di nuova informatizzazione, seguita da una adeguata e innovativa cultura formativa, può portare al miglioramento digitale di un'azienda in qualsiasi ambiente, dall'innovazione IT (ad esempio il cloud computing), all'ottimizzazione elettronica, allo sviluppo di nuovi modelli organizzativi elettronici (Gartner).

Come ogni tipo di adeguamento significativo delle caratteristiche dell'organizzazione, questo richiede tempo sia a livello di implementazione che a livello di risultati (o di successo), oltre all'impegno in termini di implementazione di un nuovo processo.

Ciononostante, le iniziative per cambiare completamente le procedure in digitale sono in gran parte risolte a livello di guadagno e di spese di transazione.

La fase di cambiamento digitale viene impostata su tre direzioni:

1. formazione mirata
2. modernizzazione delle applicazioni/sistemi esistenti
3. sviluppo o riprogettazione di software/sistemi IT orientati ai processi.

La strategia di progettazione (o riprogettazione) dei sistemi IT orientati ai processi è un'azione vitale che conduce qualsiasi impresa verso un sistema più... intelligente. Ciò include il potenziamento della gestione delle procedure organizzative e l'amministrazione delle politiche di servizio al fine di mappare e ridistribuire rapidamente le soluzioni di innovazione aziendale ai processi in continua evoluzione, creando una vera e propria "automazione" nella gestione di dati, carichi e azioni di finalizzate a un migliore sviluppo di nuovi processi di capitalizzazione di un prodotto o servizio.

La funzione e l'intento della trasformazione digitale è fornire nuovo valore al cliente, in tempi rapidi, e con una distribuzione continua di servizi mirati e innovativi, in base a procedure in continua evoluzione, quando e dove è necessario.

Se osserviamo con attenzione i numerosi aspetti positivi del miglioramento elettronico dei processi di servizio, possiamo individuare quattro fattori che riassumono i principali vantaggi che derivano dall'adozione di nuovi strumenti IT per la propria azienda:

1. Possibilità di raggiungere nuovi mercati

Sia per le PMI che per le grandi aziende, la scoperta di nuovi sbocchi per i prodotti e i servizi creati può essere il motore più importante per una crescita aziendale moderna.

La comunicazione è fondamentale quando si tratta di dare nuova visibilità a un servizio/prodotto/idea. L'utilizzo della tecnologia per tracciare le comunicazioni con i potenziali clienti in un nuovo mercato e la possibilità di monitorare in tempo reale il messaggio o il prodotto stesso sono essenziali per garantire un adeguato e rinnovato Ritorno di Investimento (ROI). Inoltre, la capacità di creare connessioni con il mercato di riferimento - che si tratti del consumatore finale o di un partner - richiede una presenza costante su internet e un punto di vista... "multicanale".

Il mondo elettronico ha reso possibile l'abbattimento di barriere sociali e commerciali che nei decenni precedenti erano impossibili da superare.

L'utilizzo della trasformazione elettronica dei processi aziendali per affrontare nuovi mercati non implica solo l'incontro con nuove aree geografiche, ma rappresenta anche ulteriori opportunità per nuovi prodotti e nuovi settori (ad esempio un approccio sistematico moderno alla pubblicità e al marketing deve essere sostenuto da dispositivi elettronici adeguati).

2. Aumento dell'efficienza

La digitalizzazione dei processi aziendali consiste, anche, nell'utilizzo della moderna tecnologia per automatizzare i processi interni che sono (spesso):

• ripetitivi
• costanti nel tempo
• a rischio errore.

L'obiettivo è quello di diminuire "l'iniziativa manuale" nei processi ricorrenti, rendendoli molto meno vulnerabili all'errore umano e liberando risorse per compiti di livello superiore, dove è richiesto un pensiero più creativo e altre capacità che non possono essere duplicate da un dispositivo.

Gli esempi sono numerosi: le procedure di preselezione del curriculum vitae nell'ambito del personale, il processo automatizzato di liquidazione delle fatture e la gestione dei contratti sono solo un paio di fasi in cui gran parte dei lavori associati (dalla compilazione all'invio dei documenti) può essere digitalizzata e automatizzata.

3. Miglioramento dell'esperienza dei dipendenti

Le mansioni cambiano nel tempo, a seconda del tipo di servizi e prodotti generati, nonché per la necessità di raggiungere diversi mercati, con adattabilità e capacità di organizzare le risorse impiegate da un altro luogo, con team che operano da diverse aree.

La digitalizzazione delle risorse necessarie per stabilire e pianificare la circolazione, o la trasmissione, di una soluzione a un processo è il problema iniziale per la crescita di un vero e proprio miglioramento digitale dei processi aziendali e dell'organizzazione.

Di seguito sono riportati alcuni casi che possono dare impulso al principio dell'Esperienza del Lavoratore:

• VPN aziendale: l'accessibilità alle piattaforme aziendali da qualsiasi luogo, in un metodo sicuro e convalidato, è la prima condizione per una crescita concreta e diffusa della digitalizzazione.
• Accademia aziendale: la formazione interna è uno dei primi tipi di fidelizzazione, poiché i dipendenti apprezzano molto la possibilità di acquisire nuove abilità. Avere un'accademia aziendale online permette di formare i lavoratori indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
• Servizi di assistenza remota: come per le accademie aziendali, l'opportunità di avere un supporto immediato da remoto per i processi interni può contribuire in modo essenziale alle prestazioni e alla forza.
• Lavoro agile: mentre secondo l'ISTAT, solo l'8% della forza lavoro italiana aveva accesso a orari di lavoro adeguati, la circostanza dell'emergenza COVID-19 ha offerto un importante incremento delle presenze a vantaggio delle parti in gioco.

4. Miglioramento continuo dei processi aziendali e delle relazioni con i clienti.

L'insieme dei fattori sopra descritti determina la praticità dell'azienda con una diminuzione dei costi di di gestione e un aumento della capacità di fornire prodotti o servizi. Tuttavia, è necessario inserire questi miglioramenti in un quadro più ampio dell'organizzazione di tutte le procedure aziendali, dalla produzione al monitoraggio delle prestazioni.

Il processo di mappatura del "viaggio" del consumatore, ossia il tracciamento dell'intera esperienza del consumatore dal primo contatto con il brand fino all'acquisto, varia sostanzialmente da un settore all'altro, ma presenta alcuni elementi costanti:

• riconoscimento dei singoli touchpoint dell'esperienza: quali sono gli eventi in cui l'azienda entra in contatto diretto con i consumatori attuali o potenziali? Dalla pubblicità e dal marketing fisici (dalle insegne ai negozi di breve durata) al trattamento digitale dei consumatori, è necessario identificare i problemi critici e gli elementi cruciali di ciascun touchpoint toccato
• dimensioni multicanale e omnicanale: la capacità di coprire un singolo punto di contatto su più reti (ad esempio, il trattamento dei clienti attraverso una rete locale collegata a un sistema di trattamento dei clienti online) lungo l'intero percorso del cliente.

Molte delle procedure che possono interrompere il.. viaggio di acquisizione, come ad esempio i feedback sfavorevoli dei consumatori, possono derivare da contatti con strutture telefoniche esterne o da richieste di assistenza da luoghi o punti di contatto fisici. Anche procedure di pagamento complicate o un percorso non lineare verso il sito internet dell'azienda possono compromettere la conversione.

Tuttavia, grazie alle procedure di digitalizzazione, è possibile ridurre la necessità di assistenza affrontando i problemi più comuni attraverso chatbot, ad esempio.

I numerosi cambiamenti nell'interazione con i clienti prodotti dalla digitalizzazione richiedono modifiche nei processi aziendali. Secondo Barr Seitz di McKinsey: "La cultura è la parte dell'azienda più difficile da trasformare. Trasformare la tecnologia presente e scoprire la migliore serie di strumenti da utilizzare è la migliore strategia: tutto questo è fattibile, impegnativo, ma realizzabile. La cosa più difficile è il rinnovamento culturale nelle organizzazioni che hanno un'eredità e radici sociali molto profonde".

Come può l'impresa determinare il ROI di un miglioramento digitale?

Le iniziative di rinnovamento digitale sono continue e in continua evoluzione, il che può rendere i calcoli standard del valore dell'organizzazione e gli approcci di amministrazione finanziaria molto meno efficienti.

Tuttavia, quantificare il successo è fondamentale per un investimento finanziario continuo. "Il solo fatto di utilizzare la tecnologia moderna non è sufficiente: la tecnologia deve essere specificamente collegata alla verifica dei segnali di performance essenziali relativi agli insight dei clienti e all'efficienza dei processi aziendali", afferma Brian Caplan, supervisore della società di consulenza manageriale Speed Harmon.

"Per determinare il grado di efficacia degli investimenti nella trasformazione elettronica, è meglio considerare il profilo e non il livello di lavoro", afferma Cecilia Edwards, partner della società di consulenza e ricerca Everest Team. Proprio come un supervisore di fondi comuni di investimento o una società di venture capital guarderebbe all'efficienza generale per capire esattamente come stanno andando le cose, i leader del rinnovamento elettronico devono avere una visione olistica delle iniziative di adeguamento digitale.

Questo è particolarmente importante per garantire che le prestazioni insufficienti di un lavoro specifico non si ripercuotano negativamente sugli sforzi generali dell'implementazione IT prevista o progettata.

Ecco 5 elementi importanti che definiscono il ROI di un investimento digitale:

1. Affrontare un problema o un'opportunità aziendale. Per questa prima fase, pensate a come la tecnologia moderna esistente o nuova possa essere utilizzata per adattare meglio il vostro progetto di servizio ai problemi del mercato. Per esempio, il COVID-19 non solo ha imposto a molte aziende di applicare sistemi che consentissero ai dipendenti di lavorare a distanza, ma ha anche aperto opportunità di servizio. Abbiamo visto le distillerie passare dalla produzione di alcolici a quella di disinfettanti per le mani per soddisfare le carenze di supporti medicali. Alcuni ristoranti, colpiti da lunghe chiusure, si sono orientati verso la fornitura di cibi pronti o di set di piatti. Nell'esempio di assistenza sanitaria, possiamo immaginare una struttura medica con quattro medici per determinare l'opportunità di avviare un'attività di teleassistenza da offrire ai clienti che non sono in grado di raggiungere il centro e che possono essere assistiti da un'altra sede
2. Esaminare gli obiettivi aziendali. Decidete quali sono gli obiettivi aziendali che il lavoro deve perseguire. Aumenterà i guadagni, ridurrà i costi, migliorerà la percentuale attiva dei consumatori o aumenterà la produttività dei dipendenti? Nell'esempio di assistenza sanitaria, l'obiettivo potrebbe essere quello di aumentare il numero di clienti visitati per ora, incrementando così i profitti. Inoltre, l'aggiunta di servizi di teleassistenza potrebbe migliorare i punteggi di soddisfazione delle persone, inducendo a raccomandare maggiormente la diffusione del servizio
3. Determinare le metriche dell'investimento finanziario. I numeri dell'investimento finanziario devono essere delineati e possono includere le moderne tecnologie e soluzioni, come la struttura della rete, le applicazioni, gli strumenti di monitoraggio e la protezione, oltre al personale, alle vendite dirette, al servizio clienti, alla pubblicità e al marketing digitale, alla consapevolezza e all'adozione dei clienti e alla consulenza.
4. Determinare le metriche di valore. Riconoscete le metriche necessarie per mostrare il ritorno dell'investimento stanziato. Per esempio, le metriche prima e durante il progetto del centro medico, necessarie a rivelare il successo o il fallimento degli obiettivi di servizio identificati, includono il numero di professionisti medici, il numero di pazienti visitati al giorno, i profitti ordinari per persona, il punteggio di soddisfazione del paziente e le referenze per persona
5. Stabilire un calendario. Gli stakeholder che finanziano questi lavori non hanno quasi mai la costanza di ottenere risultati e il tempo medio per concludere un progetto è di 6 mesi. Pertanto, quando si calcolano le metriche, si inizia annotando i numeri standard (quali sono oggi?) per assicurarsi che ci sia una base per il confronto una volta che il progetto è completo.

Come posso iniziare a lavorare sulla trasformazione digitale per la mia attività?

Se tutto questo ti fa sentire (tristemente) indietro, non temere. Uno dei maggiori malintesi in cui incorrono spesso gli imprenditori di oggi riguardo alla trasformazione digitale, è che tutti i loro concorrenti sono molto più avanti di loro.

Questo perché: "C'è molta pubblicità (e stampa... popolare) nei confronti dei "trasformatori digitali più veloci", ma poca critica effettiva su quanto sia più complessa la trasformazione o su quanto tempo possa richiedere l'attivazione della stessa per un'azienda tipica attuale", afferma Tim Yeaton, CMO di Red Hat.

Un primo passo importante consiste nel rivolgersi a un professionista del settore che possa aiutarti a fotografare lo stato della tua azienda e aiutarti nel processo di trasformazione digitale con azioni mirate e concrete (clicca qui per saperne di più).

Una seconda azione fondamentale consiste nell'innovare l'alfabetizzazione informatica dei tuoi collaboratori, per far sì che il tuo progetto aumenti le probabilità di successo.

Ecco alcune delle attività di Formazione 4.0 che è possibile attivare anche mediante il riconoscimento del credito d'imposta:

• big data e analisi dei dati;
• cloud e fog computing;
• cyber security;
• simulazione e sistemi cyber-fisici;
• prototipazione rapida;
• sistemi di visualizzazione, realtà virtuale (rv) e realtà aumentata (ra);
• robotica avanzata e collaborativa;
• interfaccia uomo macchina;
• manifattura additiva (o stampa tridimensionale);
• internet delle cose e delle macchine;
• integrazione digitale dei processi aziendali

In cui rientrano:

• spese di personale relative ai formatori per le ore di partecipazione alla formazione;
• costi di esercizio relativi a formatori e partecipanti alla formazione direttamente connessi al progetto di formazione, quali le spese di viaggio, i materiali e le forniture con attinenza diretta al progetto, l’ammortamento degli strumenti e delle attrezzature per la quota da riferire al loro uso esclusivo per il progetto di formazione. Sono escluse le spese di alloggio, ad eccezione delle spese di alloggio minime necessarie per i partecipanti che sono lavoratori con disabilità;
• costi dei servizi di consulenza connessi al progetto di formazione;
• spese di personale relative ai partecipanti alla formazione e le spese generali indirette (spese amministrative, locazione, spese generali) per le ore durante le quali i partecipanti hanno seguito la formazione.

Sono ammissibili anche le eventuali spese relative al personale dipendente ordinariamente occupato in uno degli ambiti aziendali individuati nell’allegato A della legge n. 205 del 2017 e che partecipi in veste di docente o tutor alle attività di formazione ammissibili.

[Fonte: MISE]

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