Informatica di Base
Organizziamo i dati in maniera ottimale? Impariamo ad usare le tabelle Pivot.
Excel come strumento fondamentale per facilitare l’attività nel nostro ambito lavorativo.
Le possibilità di Excel vanno ben oltre l’uso che se ne fa come di una semplice calcolatrice.
È “un’applicazione dinamica che lavora essenzialmente per riferimenti semplici o complessi”.
Una tabella Pivot è uno strumento/metodo che viene utilizzato per creare prospetti sintetici di serie generose di dati (bilanci aziendali, analisi e contabilità di magazzino, statistica di fatturato ecc...). Tutto questo viene elaborato in modo veloce e preciso. È in grado di fare ordine e di visualizzare i dati che potrebbero sembrare senza senso e senza alcuna possibilità di confronto.
Possiamo riassumere così quelli sono i punti di forza della Tabella Pivot:
- Speditezza nell’implementare la tabella
- Facilità d’uso
- Potenza di calcolo
Essenzialmente, quando ci troviamo di fronte ad un elenco di informazioni omogenee ma ripetute in tutta la lista, è opportuno organizzare i dati in formato incrociato fra righe e colonne.
Per utilizzare la “Tabella Pivot” i dati devono essere descritti ed organizzati in un elenco semplice con intestazioni in ogni colonna.
Sicuramente c’è da controllare se per caso nel nostro elenco esistono delle righe vuote. In tal caso quest’ultime devono essere eliminate.
Come usare una Tabella Pivot
Utilizzare la Tabella Pivot è semplice, basta selezionare il menu Inserisci e scegliere la voce descritta. Nella fase successiva ci verrà richiesto di confermare o meno l’elenco da utilizzare per formare la TP. Per i più esperti c’è la possibilità di aprire un elenco o una tabella di un altro Database o file di Excel collegato.
Appena confermato l’origine dei dati, ci verrà proposto di sistemare i campi della nostra tabella nelle righe o nelle colonne. I campi che si presenteranno nella parte destra del vostro Excel sono i titoli delle colonne dell’elenco/tabella selezionata. Prendiamo in esame il caso di un elenco di fatturati per agente/categoria in un determinato periodo.
Secondo la mia modesta esperienza, è molto meglio trascinare nelle righe quei campi con molte soluzioni e nelle colonne quelli con poche soluzione in modo tale che non si presenti alla fine una tabella più larga che lunga. Ci si può veramente divertire nella fase del “Drag and Drop” dei campi e vedere cosa succede nella generazione della tabella. Eccone un esempio. Sistemiamo allora nelle righe l’elenco dei collaboratori e nelle colonne la categoria di vendita. Il valore di calcolo andrà nell’area valori.
Automaticamente e con una velcità quasi sorprendente, Excel è riuscito ad organizzare i dati in una tabella incrociando le righe (collaboratori) con le colonne (categoria) e valori di fatturato.
Gli stili della Tabella Pivot generata possono essere personalizzati sempre attivando la TP e selezionando la voce di menu Formato o Progettazione.
Le varianti di progetto e generazione della Tabella Pivot sono molteplici Avremo occasione di analizzare il loro funzionamento nelle successive sezioni.
