Excel: 7 motivi per cui è importante per la tua attività

Contenuto articolo:

• Introduzione
• I principali vantaggi di Excel
• Analisi complete di dati
• Creazione di report professionali
• Visualizzazione rapida di informazioni
• Presentazioni professionali
• Gestione avanzata dei flussi di lavoro
• Indispensabile in ogni curriculum
• 7 Attività Aziendali dove Excel è il tool vincente
  • 1.Analisi del Business
  • 2.Gestione delle Risorse Umane
  • 3.Organizzazione e gestione delle operazioni
  • 4.Valutazione delle prestazioni e reporting
  • 5.Amministrazione dell’ufficio
  • 6.Analisi della situazione strategica
  • 7.Project Management con Excel
• Più valore alle tue informazioni con Excel

Ci sono molte ragioni per cui Microsoft Excel è importante per la tua attività, sia personale che professionale. Puoi utilizzare con profitto il più famoso programma al mondo di fogli di calcolo per analizzare al meglio le informazioni che possiedi e, quindi, prendere decisioni più “mirate”: questo strumento fondamentale ti aiuta, infatti, a interpretare i tuoi dati (o i dati della tua azienda) e a tradurli in intuizioni… “redditizie”, ad esempio tracciando le informazioni del traffico online del tuo sito, gestire i tuoi dati amministrativi o quelli di un tuo cliente, verificare le scorte di un magazzino mantenendole sempre aggiornate, e molto altro ancora. Avere una completa comprensione dei dati che inserisci nei fogli di calcolo ti permetterà di creare formule che ti forniranno informazioni preziose per il tuo lavoro o la tua azienda. Che tu sia un manager, un consulente o un professionista della finanza, imparare ad analizzare e interpretare le informazioni in tuo possesso ti aiuterà ad essere più efficace nel tuo lavoro. Un ulteriore vantaggio nell’uso di Excel è che è compatibile con numerosi programmi: è possibile utilizzare lo stesso foglio di dati in varie applicazioni, come Word e PowerPoint. Inoltre, è possibile personalizzare il modello e lo stile del documento con molte opzioni di personalizzazione.

I principali vantaggi di Excel

Dati i moltissimi vantaggi che Excel presenta nell’uso quotidiano e aziendale (ne è piena dimostrazione la quantità di esempi di utilizzo che troviamo sul web) ti anticipo ora alcuni dei motivi principali per cui dovresti imparare come utilizzarlo al meglio (e perché i tuoi collaboratori dovrebbero seguire il tuo esempio) con un percorso mirato e professionale:

Analisi complete di dati

Prima di tutto, Excel è semplice e intuitivo al primo approccio e, contemporaneamente, molto, molto completo: puoi semplicemente aprire un foglio di calcolo e iniziare subito a lavorarci per effettuare i “conti di casa”, oppure puoi utilizzare in profondità le sue grandi potenzialità di calcolo per effettuare analisi complesse di marketing, pianificare obiettivi di un progetto, o per la business intelligence. La sua semplicità iniziale lo rende una scelta popolare per coloro che hanno livelli diversi di competenze: a differenza di altri programmi software, le basi di Excel sono veramente facili da imparare, e se ti senti particolarmente abile con le formule e le tecniche avanzate, puoi anche ottenere una certificazione ufficiale, con la quale arricchire il tuo curriculum e ottenere un posto di lavoro migliore.

Creazione di report professionali

Oltre alla contabilità, Excel può aiutarti a creare e gestire una grande varietà di report: con oltre 1.1 miliardi di utenti in tutto il mondo, è lo strumento numero uno per analizzare i dati, costruire grafici e presentare rapporti. La sua interfaccia user-friendly e la sua funzionalità ricca di funzioni ti permettono di creare e gestire report e fogli di calcolo in modo rapido e semplice che possono fornirti facilmente e velocemente le informazioni che ti servono per prendere una decisione importante. Anche per la gestione di progetti complessi l’uso di Excel risulta essere una scelta vincente per gestirne dati, andamento e informazioni. Creando una timeline, ad esempio, puoi letteralmente verificare immediatamente ogni parte del tuo progetto e ciascuna fase di sviluppo, rendendo visibilmente più facile la comprensione del tutto anche a persone che non conoscono lo strumento.

Visualizzazione rapida di informazioni

Oltre a rappresentare uno strumento potente per gestire la tua attività, Excel offre anche un’estesa varietà di altri benefici. Ad esempio, è lo strumento ideale per la gestione delle scorte e delle forniture della tua azienda. Inoltre, ti consente di memorizzare le informazioni che ti sono più utili in tempi rapidi e sul Web (Cloud), consentendoti così di accedere ai tuoi dati da qualsiasi dispositivo, ovunque tu sia. Un altro vantaggio di Excel è la sua estrema flessibilità: è facile importare ed esportare diversi tipi di dati, anche se organizzati su più fogli di calcolo, monitorando in modo più efficiente qualsiasi informazione della tua attività.

Presentazioni professionali

Quando si tratta di analizzare e presentare i dati, Excel è il Top degli strumenti a tua disposizione, perché ti facilita enormemente l’organizzazione di grandi quantità di dati, trasformandoli in grafici chiari e di grande effetto consentendoti, ad esempio, di presentare al meglio i risultati della tua analisi ai potenziali investitori, o per creare un’ottima presentazione dei dati della tua azienda.

Gestione avanzata dei flussi di lavoro

Excel è uno strumento vitale per l’analisi della tua impresa (o del tuo progetto) e per la pianificazione delle operazioni necessarie della tua attività: questo programma estremamente versatile ti permette di gestire conti finanziari complessi, creare sistemi di tracciamento per diversi dipartimenti, gestire i vari processi del flusso di lavoro e analizzare le tendenze di diverse fonti di dati, per ottenere il massimo dalla tua attività. Puoi anche monitorare le transazioni dei clienti, le vendite di prodotti, le spese e ogni tipo di richiesta. Indipendentemente dalle dimensioni della tua attività.

Indispensabile in ogni curriculum

Excel è talmente utilizzato nelle imprese che molti datori di lavoro richiedono ai candidati di avere competenze specifiche e certificate sull’argomento: per ottenere un buon lavoro, è importante dimostrare la tua esperienza in Excel sul tuo curriculum.

7 Attività Aziendali dove Excel è il Tool Vincente

Quali sono le principali applicazioni di Microsoft Excel in ufficio? L’elenco delle attività in cui le aziende impiegano Microsoft Excel è estremamente ampio: l’analisi del business, la gestione delle risorse umane, il reporting delle prestazioni e la gestione delle operazioni sono solo alcune delle molte applicazioni di Microsoft Excel che si trovano comunemente nelle aziende. Tuttavia, per facilitarti la lettura, desidero mostrarti le 7 attività principali di impresa dove Excel.... è il Re:

1. Analisi del Business

La cosiddetta business analysis è l’applicazione più comune di Microsoft Excel sul posto di lavoro. L’analisi aziendale consiste nello strutturare il miglior processo di utilizzo dei dati per migliorare i processi decisionali. Le aziende raccolgono, naturalmente, dati nel corso delle loro operazioni quotidiane, che possono includere informazioni sulle vendite dei prodotti, il traffico sul sito web, la spesa per le forniture e altri fattori. Per esempio, si potrebbe creare un rapporto sulla redditività in base al giorno della settimana che viene utilizzato. Se un’azienda perde costantemente soldi la domenica, questa è un’informazione che la direzione potrebbe usare per effettuare una scelta più mirata (come chiudere la domenica).

Incarichi: Analista pianificazione aziendale, Analista soluzioni aziendali, Analista reclami, Addetto al credito, Analista dati, Analista finanziario, Analista di portafoglio di operazioni di investimento, ecc.

2. Gestione delle Risorse Umane

Inaspettatamente, una delle applicazioni aziendali più comuni di Excel è la gestione delle persone, il che può sorprenderti.

Il programma di fogli di calcolo Microsoft Excel è uno strumento utile per organizzare le informazioni sulle "risorse umane", che siano dipendenti, clienti, partner o partecipanti a sessioni di formazione.

Le informazioni personali possono essere memorizzate e recuperate in modo rapido ed efficiente con l’aiuto di Excel. Una riga o colonna del foglio di calcolo può essere utilizzata per memorizzare un record individuale, che può contenere informazioni come il nome di una persona, l’indirizzo e-mail, la data di inizio del dipendente, i materiali di riferimento acquistati, lo stato dell’abbonamento di un cliente e la data del suo ultimo contatto con l’azienda.

Incarichi: Gestione e amministrazione del cliente, Manager delle relazioni con il cliente, Manager del servizio clienti, Specialista del servizio clienti, Consulente del datore di lavoro, Responsabile delle risorse umane, ecc.

3. Organizzazione e gestione delle Operazioni

La gestione delle operazioni quotidiane di molte aziende dipende in gran parte dall’uso di Excel.

Le attività di business possono spesso comportare sfide logistiche che sono difficili da gestire. È necessario mantenere uno stretto controllo sui flussi di inventario al fine di mantenere le operazioni di riferimento senza intoppi ( come evitare un eccesso di scorte su articoli specifici, per esempio). Mantenere un registro delle transazioni dei fornitori e dei clienti, annotare le date importanti e gestire il tempo e gli orari fa parte del lavoro.

Mentre Amazon gestisce le sue operazioni con un sofisticato software su misura, Microsoft Excel è uno strumento cruciale per molte piccole imprese, in particolare quelle nel settore dei servizi (o parti di grandi aziende). Excel ha il vantaggio di essere relativamente semplice nel suo primo approccio, permettendo di essere utilizzato da un gran numero di persone evitando il pericolo di creare... errori di programmazione.

Incarichi: Analista delle operazioni di business, Manager delle operazioni di dati, Analista della catena di approvvigionamento, Analista operativo, ecc.

4. Valutazione delle prestazioni e Reporting

Il monitoraggio e il reporting delle prestazioni è una particolare analisi aziendale che può essere effettuata in modo efficiente con l’aiuto di Microsoft Excel. Innumerevoli contabili, per esempio, continuano a fare affidamento su Microsoft Excel (in parte perché è compatibile con il software di contabilità basato su cloud). Creare una tabella pivot in Excel è un metodo standard per convertire i dati in un rapporto sui risultati di impresa per diverse ragioni. Creando una tabella pivot e collegandola ai dati, è possibile estrarre rapidamente informazioni più importanti da un set di dati che prima non erano disponibili. Contare e sommare particolari categorie di dati all’interno di un set di dati sono solo un paio di operazioni che le tabelle pivot possono eseguire con le loro numerose funzioni incorporate.

Incarichi: Ragioniere, Analisti delle previsioni / Supporto alle vendite, Coordinatori delle vendite e Analisti delle operazioni di vendita, ecc.

5. Amministrazione dell’ufficio

Come esempio dell’importanza di Microsoft Excel, i responsabili dell’ufficio utilizzano Excel per inserire e salvare importanti dati amministrativi, dimostrando la versatilità del programma. È possibile utilizzare gli stessi dati per la contabilità e i rapporti finanziari in futuro, così come per l’analisi aziendale e i rapporti sulle prestazioni.

Oltre ad aiutare i compiti quotidiani come la fatturazione, il pagamento delle bollette e il contatto con fornitori e clienti (tra le altre cose), Excel è utile nel campo dell’amministrazione dell’ufficio.

Incarichi: Assistente amministrativo, Funzionario amministrativo, Supervisore amministrativo, Responsabile delle operazioni commerciali e dell’ufficio, Funzionario amministrativo junior, Responsabile amministrativo dell’ufficio, Supporto all’ufficio - manutenzione, ecc.

6. Analisi della situazione strategica

Quando si tratta di applicazioni Excel, l’analisi strategica è il processo attraverso il quale le scelte aziendali sono intimamente legate ai dati e alle formule incluse nei fogli di calcolo. Si usa Excel per migliorare le decisioni sugli investimenti e l’allocazione degli asset.

Incarichi: Asset manager - divisione di gestione immobiliare, Analista - valutazioni di fusioni e acquisizioni, Stratega di affiliazioni e campagne, Analista di portafoglio, ecc.

7. Project Management con Excel

Nonostante il fatto che, spesso, un Project Manager abbia accesso a un software di gestione dei progetti (PM) progettato specificamente per le esigenze aziendali, lavorare anche con una cartella di lavoro Excel è, spesso, un’eccellente opzione.

I progetti sono operazioni di business che sono spesso accompagnati da un budget e da vincoli di date di inizio e fine. Incorporare le idee del progetto in una cartella di lavoro permette di seguire più facilmente i relativi progressi e di mantenere il progetto in linea con la tabella di marcia predefinita.

Un vantaggio dell’utilizzo di Excel è che è semplice condividere la cartella di lavoro del progetto con altri, specialmente quelli che non hanno familiarità o non hanno accesso a un software proprietario di gestione del progetto (software PM).

Incarichi: Analista di progetto, Assistente di progetto / Funzionario (IT), ecc.

Più valore alle Tue informazioni con Excel

In sintesi, usare Excel per la tua attività, o per quella dei tuoi clienti, è molto importante:

1. aumenterà la tua produttività
2. ti aiuterà a prendere decisioni migliori
3. ti aiuterà a tenere facilmente traccia dei tuoi progetti

e molto altro ancora!

Per questi motivi ottenere conoscenze avanzate sull'utilizzo dei fogli di calcolo ti permetterà di sfruttare al massimo il valore dalle informazioni con cui vieni in contatto durante la tua attività, più facilmente, più velocemente e con più efficienza.

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