Come realizzare una presentazione aziendale che farà risaltare il tuo prodotto, servizio o progetto

Come realizzare una presentazione aziendale che coinvolga veramente il tuo pubblico (parte 1)

Ci sono molti stili diversi di comunicazione aziendale, ed è importante sapere qual è il migliore da utilizzare per la vostra situazione attuale (sviluppo di prodotto, nuovi progetti, pubblicità, ecc.).

• La comunicazione scritta è probabilmente il tipo più comune di comunicazione aziendale. È efficiente, può essere facilmente modificata e può essere inviata a un gran numero di persone contemporaneamente. Tuttavia, può anche essere "lenta" da comprendere e impersonale
• La comunicazione verbale è spesso più veloce di quella scritta e permette un'interazione più personale. Tuttavia, può essere difficile chiarire idee complesse a parole, ed è più difficile archiviare o distribuire informazioni che sono state comunicate verbalmente
• La comunicazione visiva è spesso molto efficace nel presentare rapidamente e chiaramente informazioni complesse. È anche molto coinvolgente, il che la rende una buona scelta per le presentazioni.

Per la comunicazione visiva, si usano spesso software di presentazione (strumenti che richiedono ai professionisti di "pensare per immagini" su base quasi giornaliera), che facilitino il compito di produrre una serie di informazioni visive (slide) che possano trasmettere le vostre idee in modo facile ed efficace a un pubblico prestabilito: quando dovete pronunciare un discorso, condurre una riunione o presentare un prodotto/servizio o progetto (anche, e soprattutto, online), Microsoft PowerPoint, Keynote, e Prezi sono grandi strumenti informatici visivi che vi assisteranno nella progettazione della vostra migliore presentazione.

Purtroppo, a differenza delle skill verbali o di scrittura, l’espressione visiva efficace non è né facile né naturale, e non viene insegnata nelle scuole o nei programmi di formazione aziendale.

Ci sono alcuni semplici passi da seguire che ti aiuteranno a creare una presentazione assolutamente coinvolgente, quali utilizzare "disegni" semplici, poche immagini efficaci che “…entrano immediatamente nei processi mentali dell’osservante…”: a tale proposito vi sono scuole, anche online, di esperti che insegnano “l’arte del disegno” come tecnica simbolica da utilizzare efficacemente nelle presentazioni e nelle analisi di processo aziendale con risultati straordinari, tanto da essere utilizzati dai più famosi nomi internazionali quali Apple, Google, Boeing, eBay, Microsoft, la Marina Militare Americana e il Senato degli Stati Uniti.

In questo articolo (suddiviso in due parti), ti rivelo alcuni suggerimenti, trucchi e metodi utilizzati da questi famosi brand/istituzioni che renderanno la tioua prossima presentazione veramente potente e coinvolgente.

9 Punti Chiave per pianificare e preparare la tua Migliore Presentazione

1. Conosci il tuo pubblico: a chi stai presentando? Cosa vogliono sapere? Dovresti adattare il tuo formato di presentazione e il messaggio in base a ciò che il tuo pubblico potrebbe già sapere sull'argomento e quanto potrebbe coinvolgerlo. Per esempio, se stai presentando a un gruppo di professionisti nel tuo campo, puoi discutere o spiegare l'argomento in dettaglio. Tuttavia, se hanno poca o nessuna conoscenza dell'argomento, dovresti mantenere la tua presentazione semplice e diretta
2. Delinea i tuoi punti chiave: cosa vuoi che il tuo pubblico "impari" dalla tua presentazione?
3. Struttura la tua presentazione: come introdurrai il tuo argomento, come presenterai i tuoi punti chiave e come concluderai? Che azioni dovrebbero attuare i partecipanti dopo la tua presentazione? La tua presentazione dovrebbe includere solo gli argomenti necessari per mantenere alto l'interesse e il coinvolgimento. Le tue slide dovrebbero contenere informazioni semplici e chiare e richiedere solo pochi minuti per slide. Considera l'uso di punti elenco per le informazioni essenziali ed espandete questi punti solo durante la presentazione, piuttosto che scrivere lunghi paragrafi e leggere parola per parola. I punti elenco non solo forniscono al tuo pubblico i punti chiave, ma ti forniscono anche spunti per parlare con i partecipanti. In alternativa, è possibile esporre una frase alla volta e una slide per frase: i messaggi semplici e brevi sono più facili da memorizzare per i presentatori e più leggeri da... "digerire" per il pubblico.
4. Prepara le immagini "giuste": Presenti delle slide? Assicurati che siano facili da capire e pertinenti. I colori possono avere un impatto enorme sull'aspetto della vostra presentazione. Scegliete combinazioni di colori che possono aiutarvi a fornire sia l'impatto emotivo che il dettaglio contestuale in ogni slide. I colori dovrebbero sostenere il vostro messaggio in modo chiaro, rapido e intuitivo. Se stai presentando molti dati, e vuoi mostrare le informazioni a cui sono collegati, usa strumenti come grafici o tabelle per renderli più "attraenti", facendoti risparmiare tempo oltre ad aiutare il tuo pubblico a interpretare rapidamente le informazioni che stai illustrando.
5. Includi video e audio nelle tue slide. L'uso di video clip per mostrare esempi incoraggia l'apprendimento cognitivo, che è il modo naturale in cui una persona elabora le informazioni: questo non solo illustrerà meglio il tuo messaggio, ma servirà anche come un cambio di ritmo per aumentare potenzialmente l'attenzione del tuo pubblico
6. Esercitati con la tua presentazione: ripeti il tuo discorso davanti a un amico o un collega per assicurarti che sia ben strutturata (occhio ai tempi!)
7. Cerca il contatto visivo: guarda il pubblico quando parli, non i tuoi appunti o le slide
8. Usa un tono di voce appropriato: parla chiaramente, lentamente e con un tono che permetta al pubblico di sentire facilmente
9. Usa un linguaggio del corpo appropriato: stai dritt* con le spalle indietro; usa i gesti con parsimonia ma in modo appropriato.

Regola del 10/20/30

C'è un concetto semplice dietro la "Formula 10/20/30" in PowerPoint, Keynote, e Prezi: nessuna presentazione dovrebbe avere più di 10 slide, non dovrebbe durare più di 20 minuti e non dovrebbe utilizzare caratteri di dimensioni inferiori a 30 punti.

È stata creata da Guy Kawasaki (Apple, Canva), ed è uno strumento puoi utilizzare con successo per fare presentazioni sorprendenti, utilizzando ogni parte della formula per trovare un equilibrio tra il design visivo e le spiegazioni "intellettuali", permettendoti di catturare l'attenzione del pubblico, sottolineare i tuoi argomenti e migliorarne la leggibilità.

10 Slide

Secondo Kawasaki, è difficile per gli ascoltatori "assorbire" più di dieci argomenti alla volta quando si svolge una presentazione: questo significa sviluppare slide specifiche e dirette nel loro messaggio.

Considera il seguente scenario: stai facendo una presentazione sul successo di una recente campagna promozionale in cui, molto probabilmente, il tuo approccio iniziale è stato ampio e impegnativo, pieno di attività differenti che hai dovuto affrontare per raggiungere il risultato desiderato.

Invece di spiegare ogni singolo aspetto della tua attività, utilizza le tue slide per evidenziare gli aspetti più importanti del tuo approccio generale. Certo, possono essere incluse anche slide individuali che descrivono in dettaglio il problema che intendevi affrontare, i tuoi obiettivi, i metodi che hai seguito per raggiungere i tuoi obiettivi e i dati post-campagna che evidenziano i tuoi risultati.

È fondamentale ricordare che le tue slide non dovrebbero avere una quantità eccessiva di testo: devono essere estremamente concise. I tuoi concetti dovranno "essere trasmessi" al tuo pubblico attraverso le tue parole, e le slide ti serviranno da "accompagnamento" piuttosto che "spiegare al tuo posto".

Per rendere le tue slide professionali, usa font come Verdana, Tahoma, Helvetica e Arial per le intestazioni. I font come Palatino, Courier, New Century Schoolbook e Times New Roman, sono ideali per il corpo del testo e possono rendere le slide più facili da leggere.

Per le presentazioni in cui ti troverai in una stanza più grande, o lavorerai con un pubblico più numeroso, assicurati di usare un font di dimensioni maggiori che tutti possano leggere (vedi regola del 30).

20 Minuti

Dopo aver investito del tempo per il brainstorming delle tue 10 idee più importanti, avrai 20 minuti per presentarle. Sapere che avrai solo 20 minuti rende più facile progettare e strutturare la tua presentazione, perché saprai quanto tempo dedicare a ogni diapositiva, assicurandoti di "coprire" tutti gli elementi importanti.

Kawasaki concorda sul fatto che i tempi di presentazione sono spesso più lunghi di 20 minuti, ma egli è convinto che concludere nel giro di 20 minuti ti permetta di avere più tempo prezioso per il dibattito o le domande e risposte. 

30 Punti (Font)

Per coloro che hanno avuto l'esperienza di assistere ad una presentazione, probabilmente sei consapevole che le slide con testo piccolo possono essere difficili da vedere sminuendo, così, il messaggio del presentatore.

La regola finale, secondo Kawasaki, è che nessun font nella tua presentazione dovrebbe essere più piccolo di 30 punti. Se hai già seguito i principi precedenti, dovresti essere in grado di mostrare i tuoi punti importanti sulle tue slide in un font abbastanza grande da essere letto dai partecipanti: poiché i tuoi punti importanti saranno concisi e focalizzati, il tuo pubblico avrà meno testo da leggere e potrà dedicare più tempo ad ascoltarti mentre parli assicurandoti, nel contempo, che tutti i partecipanti del tuo pubblico possano leggere (e interagire mentalmente) le tue slide.

I "7 Peccati mortali" delle Presentazioni

Che le presentazioni PowerPoint/Keynote/Prezi siano diventate lo standard per la maggior parte delle presentazioni aziendali non è affatto inaspettato: sono "semplici" da creare, "semplici" da aggiornare ed efficaci per aggiungere interesse visivo a una presentazione in poco tempo.

D'altra parte, possono essere disastrose anche per i presentatori più abili...

La chiave del successo è assicurarsi che la tua presentazione serva come un aiuto visivo, piuttosto che una "distrazione" visiva durante la tua presentazione

Ecco 7 peccati mortali da evitare per ottenere i migliori risultati:

1. Transizioni ed effetti sonori nelleslide: Le transizioni e gli effetti sonori possono distogliere l'attenzione del pubblico dalla presentazione. La situazione è peggiorata dal fatto che ogni qualvolta una presentazione con più effetti e transizioni viene eseguita su un computer, che è significativamente più lento di quello su cui è stata preparata, il risultato è una presentazione lenta, persino ridicola, quando viene vista. È molto raro che tali espedienti rafforzino il messaggio che stai cercando di trasmettere. A meno che tu non stia facendo una presentazione a una conferenza di fantascienza, dovresti evitare effetti speciali a manetta! Quelle fantasiose dissolvenze in entrata e in uscita, tendine e tende, dissolvenze e scacchiere, tagli e passaggi di forme strane dovrebbero essere lasciate ai professionisti di Hollywood: concentrati sul tuo messaggio piuttosto che sulla tecnologia... "dispersiva".
2. Clipart standard: La fine della tua presentazione è vicina! Come risultato dell'uso diffuso di PowerPoint, le clipart che vengono fornite di base con esso sono diventate un.. "cliché visivo". Dimostra una mancanza di originalità, così come un inutile attaccamento a un formato tradizionale. Prima di tutto, determina se hai bisogno o meno di immagini grafiche per migliorare il tuo messaggio. Puoi utilizzare le tue immagini scannerizzate o grafica di qualità superiore scaricando foto in alta risoluzione da siti gratuiti. Quando presenti informazioni su un sito web, o su un programma per computer, gli screenshot (catture dello schermo) possono aiutare a rendere le informazioni più realistiche.
3. I modelli per le presentazioni rappresentano un altro cliché visivo. L'utilizzo di modelli di base, già presenti nei software di presentazione, ti costringe a "modellare" le tue idee originali nello stampo che è già stato creato da qualcun altro. I modelli di base, spesso, hanno sfondi che distraggono e combinazioni di colori scadenti: crea un design unico per il tuo sito web o includi il tuo logo aziendale in un angolo dello schermo.
4. Slide con molto testo (lo ripeteremo ancora e ancora): Le slide proiettate sono un mezzo meraviglioso per illustrare graficamente un concetto, o per fornire una panoramica di un argomento. tuttavia, le stesse slide sono un mezzo terribile per trasmettere informazioni in dettaglio e attraverso la lettura. Paragrafi, citazioni e persino frasi intere dovrebbero essere evitati. Mantieni le tue slide a cinque righe di testo o meno, e crea i tuoi punti chiave con parole e frasi, piuttosto che con paragrafi: questo renderà più facile per il pubblico comprendere e ricordare le informazioni importanti. Non è accettabile utilizzare le tue slide per mostrare uno schema della tua presentazione o per servire come note del relatore.
5. Le presentazioni che utilizzano il paradigma "io" sono comuni. I presentatori scannerizzano una tabella o un'immagine grafica dal loro materiale aziendale cartaceo esistente e la usano nelle loro presentazioni: i risultati sono praticamente sempre scarsi, con questa... tecnica. I grafici stampati sono spesso destinati ad essere visti ad una distanza di decine di centimetri piuttosto che a una distanza di diversi metri. Questo tipo di presentazione visiva è tipicamente ostacolata dal fatto che le immagini sono troppo piccole, troppo dettagliate e con troppo testo. Lo stesso vale per la dimensione dei caratteri; un carattere di 12 punti è sufficiente solo quando il testo è direttamente di fronte a te. Quando crei una presentazione, punta a una dimensione del carattere di almeno 30 punti (in alcuni casi e per esperienza arriva anche a 50 punti). Tieni a mente il pubblico e cambia il focus del cerchio da "me" a "noi". È importante assicurarsi che tutte le parti di una particolare diapositiva siano visibili a una dimensione ragionevole. È vero che le dimensioni... contano.
6. Il "copione" dell'attore: Invece dell'oratore, o del pubblico, che legge, una presentazione dovrebbe enfatizzare la comunicazione con il pubblico in modo partecipativo, piuttosto che leggere ad alta voce da un copione. I requisiti del linguaggio parlato e del linguaggio scritto sono molto diversi. Il linguaggio parlato è più conciso, meno formale e più diretto di quello scritto. Leggere un testo durante una presentazione è dannoso. Un altro elemento da considerare è la distribuzione delle dispense al pubblico. Uno dei tuoi obiettivi, come presentatore efficace, è quello di catturare e mantenere l'attenzione del pubblico. Se distribuisci delle dispense prima della tua presentazione, il tuo pubblico sarà più concentrato a leggere le dispense che ad ascoltare la tua presentazione. Creare suspense per catturare il pubblico è spesso necessario per mantenere l'attenzione sulla tua presentazione. Non è più necessario "ascoltarti" se il pubblico può leggere tutto ciò che dirai.
7. Tecnologia: Non sai mai quando un problema di attrezzatura o interfacce incompatibili ti costringeranno a fare la tua presentazione su un computer diverso da quello che avevi originariamente programmato di usare. Fai un backup della tua presentazione su una chiavetta USB per assicurarti di essere ben preparat* (puoi comunque fare delle modifiche all'ultimo minuto se la usi). È anche una buona idea avere alcuni pennarelli pronti all'uso. Nella situazione peggiore, è ancora possibile per te fare una presentazione fantastica, purché tu mantenga l'attenzione sul messaggio. Assicurati di essere a tuo agio con la presentazione, fai pratica e preparati a coinvolgere il pubblico, indipendentemente dalla tecnologia disponibile. È un'abilità che si sta, letteralmente, estinguendo.

Nel prossimo articolo preparerò per te una lista semplice, chiara e rapida con cui potrai fare immediatamente una verifica della qualità ed efficacia della tua nuova fantastica presentazione.

A presto!