Microsoft Excel: Cos’è?

Informatica di Base

Microsoft Excel: Cos’è?

by Cesare
Settembre 2021

Excel permette di produrre e gestire fogli elettronici.

Cos’è Microsoft Office

Non molti anni fa in contemporanea all’acquisto di un Personal Computer seguiva l’acquisto del “Pacchetto Office”, ovvero quell’insieme di programmi divenuti indispensabili per il lavoro e per la scuola. Le prime versioni del “Pacchetto” consistevano in un set di CD con all’interno una chiave di attivazione, oggi con la tecnologia più avanzata e l’utilizzo di internet il “Pacchetto Office” è diventato ancora più diffuso ed utilizzato. Abbiamo quindi assistito alla nascita e alla divulgazione di programmi sempre più evoluti utilizzati da oltre l’80% degli utilizzatori di sistemi informatici.

Cosa s’intende per “Pacchetto Office”? Anche se molto probabilmente ne avrete sicuramente sentito parlare riepiloghiamo le caratteristiche di questo famosissimo “Pacchetto”, che negli ultimi anni è cambiato parecchio integrando vari programmi molto evoluti e qualche volta anche sconosciuti. La base di tutto resta sempre il “trittico” Word, Excel, Power Point, ovvero i programmi per scrittura, foglio di calcolo e presentazione multimediali

A cosa Serve Microsoft Office

corso di excel

La parola stessa “Office” ovvero “Ufficio” descrive sinteticamente quelle che sono le potenzialità dello strumento, ovvero il mio ufficio sempre con me quindi tutte le attività di un Ufficio racchiuse in una suite di programmi. Attraverso la Suite Office posso:

-Creare documenti di testo (Lettere, Relazioni, Verbali, Modulistica Aziendale, Curriculum)

-Creare Fogli di Calcolo (Bilanci Personali/Aziendali, Reportistica, Gestione Dati)

-Creare Presentazioni efficaci (Presentazione Aziendali, Presentazioni Commerciali)

Perché è importante possedere queste competenze?

Attraverso la conoscenza e padronanza degli strumenti della Suite Office è possibile avere accesso innumerevoli possibilità che migliorano, semplificano e velocizzano le attività quotidiane e non solo lavorative ad esempio:

-La padronanza degli strumenti della Suite Office offre diverse possibilità lavorative, leggendo fra gli annunci di lavoro capita spesso di incontrare la frase “Ottima conoscenza del Pacchetto Office”, pertanto conoscere e magari certificarsi sugli applicativi Office, offre molte più opportunità lavorative.

Un altro esempio, prende in esame le attività aziendali e come possono migliorare le prestazioni della produttività.

-Prendiamo il caso di un’Azienda che ha potuto attraverso un utilizzo ottimale del Programma Word, gestire tutta la documentazione e la revisione della modulistica, condividendola a tutto il personale in tempo reale.  Oppure attraverso PowerPoint ha potuto creare cataloghi dei prodotti in modo multimediale, potendoli inoltre distribuire velocemente agli stessi Clienti.

Come la formazione/competenza acquisita in questo caso ha risolto un problema importante

La formazione in ambito Office è molto importante in quanto permette ai discenti di conoscere oltre alle funzionalità “Tecniche” dei programmi, anche le modalità di azione, attraverso esempi pratici portati dai Docente e dalla loro esperienza. La seniority di un Docente permette di indirizzare i discenti verso il loro obiettivo, oppure di crearne di nuovi, attraverso l’esempio pratico. La formazione inoltre permette di acquisire la “Logica Informatica” che attraverso un approccio pratico/operativo porti il Discente a “ragionare” secondo le logiche del programma stesso.

Cosa chiedono le aziende

Oggi le Aziende si aspettano attraverso l’utilizzo della “Suite Office”, precisione, ottimizzazione dei processi, in particolare le varie funzioni aziendali sono orientate sull’utilizzo di Microsoft Excel, che come vedremo offre diversi strumenti di precisione per la gestione di fogli di calcoli e Data Analysis.

Cosa chiedono le persone

Oggi le persone sono sempre più attente alla formazione finalizzata al miglioramento delle proprie competenze e all’ottenimento di Certificazioni (ECDL, MOS, EUROPASS) solo per citarne alcune fra le più importanti, che attestino il loro livello di utilizzo e conoscenza della Suite Office. In particolar modo la conoscenza offre diverse possibilità oltre che di tipo pratico/operativo anche di ampliamento degli skills presenti sul Curriculum.

Microsoft Excel

corso di excel

Cos’è?

Excel è un software sviluppato che fa parte della suite Microsoft Office, il software Excel permette di produrre e gestire fogli elettronici.

Il foglio elettronico è un programma che permette di effettuare calcoli, creare rappresentazioni grafiche ed elaborare dati, anche di grandi dimensioni, attualmente i limiti di Excel sono:

1.048.576 righe per 16.384 colonne

Il foglio elettronico appare come una tabella formata da migliaia di celle in cui si possono inserire numeri, testi o formule.

Le celle sono la base di un foglio e sono identificate da una lettera (che rappresenta la colonna) e da un numero (che indica la riga). Ad esempio, la cella A1 si troverà nella prima colonna a sinistra e nella prima riga in alto del foglio.

Il primo prototipo di Excel fu inventato nel 1978 da Dan Bricklin, uno studente dell’università di Harvard, ed aveva 5 colonne e 20 righe. Nell’anno successivo migliorò il prototipo e nacque così il primo foglio elettronico, chiamato VisiCalc. La prima versione di Microsoft Excel 1.0, invece, è del 1985 e fu lanciata da Microsoft per il sistema operativo Macintosh. La prima versione per computer Microsoft è del 1987 ed è conosciuta come Excel 2.0.

Excel inizia a diventare conosciuto e utilizzato dalle masse nel 1995, anno in cui viene lanciata la versione 7.0, conosciuta anche come Excel 95.

Bisognerà attendere invece fino al 2007, anno di lancio della versione 12.0, per conoscere il nuovo Excel. Per la prima volta Excel si rinnova completamente sia nell’aspetto con la nuova grafica sia a livello di funzionalità. Attualmente la versione rilasciata è la 365 disponibile anche in cloud.

Cosa posso fare con Excel?

Gestire la contabilità Aziendale

La prima grande operazione che si può compiere con Excel è quella inerente alla gestione della contabilità aziendale.

Infatti con i fogli di calcolo si possono creare una serie di tabelle dove si andranno ad inserire:

  • I ricavi
  • I costi
  • Il valore dell’Iva
  • Eventuali ritenute di acconto

Ogni tabella può riferirsi ad uno specifico mese, ovvero ad un determinato anno solare, e potranno essere arricchite da grafici ed analisi periodiche così da individuare i punti di forza e di debolezza della stessa azienda.

Controllare il magazzino

Un’altra grande funzionalità di Excel è quella di poter gestire il magazzino aziendale.

Anche in questo caso, si dovranno creare una serie di tabelle in cui inserire tutti i dati dei prodotti acquistati – o in alternativa delle materie prime – e di quelli venduti.

Per velocizzare l’operazione di carico e scarico, possiamo creare dei codici interni che saranno utilissimi nella relativa gestione delle scorte aziendali

Creare modelli di Data Analysis

Una delle nuove funzionalità introdotte in Excel sono gli strumenti di Business Intelligence attraverso i quali è possibile creare modelli e dashboard di analisi dati, è infatti possibile attraverso Power Query e Power Pivot, due componenti presenti in Excel:

  • Collegare una o più fonti dati esterne
  • Relazionare le base dati
  • Modellare i dati
  • Creare KPI
  • Creare Tabelle Pivot
  • Creare Grafici Pivot
  • Creare Dashboard interattive per l’analisi dei dati

Perché è importante possedere queste competenze

  • Migliorare le proprie abilità
  • Aumentare l’efficienza
  • Aumentare le proprie competenze sul Curriculum facendo crescere il valore professionale
  • Semplificare il lavoro

corso di excel

Caso testimonianza

Durante la mia esperienza come consulente e formatore su Excel, mi sono trovato a gestire le richieste di un’azienda che doveva creare un gruppo di lavoro composto da circa 20 dipendenti i quali dovevano lavorare su file condivisi tutti relazionati tra di loro.

L’esigenza nello specifico, era quella di far si che tutti i dati inseriti dai vari dipendenti confluissero all’interno di una Dashboard del Project Manager il quale doveva monitorare diverse attività di Marketing. La soluzione proposta è stata quella di utilizzare un nuovo strumento di Excel, a molti sconosciuto, che si chiama Power Query, che permette di raccogliere dati da più file (in questo caso 20)  accodarli in un'unica tabella, modellarli attraverso Formule funzioni, e di aggiornare in tempo reale una Dashboard composta da tabelle pivot grafici pivot, e Mappe 3D.

Il progetto è stato molto apprezzato in quanto ha portato nuove competenze ai discenti e velocità nei processi.

Vuoi approfondire gli argomenti?
Scegli un corso SinerVis e formati con i professionisti del settore 👇
Cesare
Direttore Sistemi Informativi per 25 anni presso multinazionali, Consulente per Informatizzazione e Organizzazione Aziendale, realizzazione di reti informatiche, implementazione di Software personalizzato in VBA e utilizzo dei principali software statistici. Master in Analisi e Program...