Corso Gestione Elettronica dei Documenti

Qualità corso certificata ISO 9001

La gestione elettronica dei documenti per il recupero dell'efficienza

La maggior parte dei direttori organizzativi, amministrativi e informatici, sembra trascurare il fatto che molte attività e decisioni aziendali comportano l’uso e la consultazione quotidiana di moli consistenti di documenti prodotti all’interno e all’esterno dell’impresa: fatture attive e passive, ordini clienti, offerte, contratti, fax, posta elettronica, mandati di pagamento, ordini fornitore, richieste di offerta, conferme d’ordine, cedolini paga, commissioni agenti, contratti, progetti, commesse, manutenzioni..

E’ facile rilevare inoltre che molti documenti nati in forma elettronica, e quindi gestibili esclusivamente in digitale, vengono invece stampati su carta, suddivisi per natura, riprodotti in copie numerose, distribuiti, archiviati fisicamente in differenti dipartimenti, uffici, perfino nei cassetti o sulla singola scrivania di manager o collaboratori.

Tra le tante problematiche generate da questa situazione, possiamo individuare:

• Tempo necessario per ricercare i documenti in forma cartacea
• Ingente spazio occupato dalla documentazione cartacea rispetto a quella in forma digitale
• Deterioramento del mezzo cartaceo rispetto al formato digitale
• Scarsa o assente protezione dei dati nei confronti di ricerche non autorizzate o intrusioni illegali.

Il seminario, della durata di 4 ore, si propone di sensibilizzare il management circa la valutazione dei costi e delle inefficienze di una gestione cartacea tradizionale (che affligge in diversa misura qualsiasi organizzazione), nelle aree di maggiore criticità.

Tra gli argomenti trattati:

• Verranno illustrati i benefici organizzativi e il vantaggio competitivo di una struttura aziendale che utilizzi la Gestione Elettronica dei Documenti, anche in relazione ai rapporti col mondo esterno di clienti, fornitori, agenti, filiali, cantieri etc.
• Far valutare l’opportunità di introdurre controlli di flussi operativi, come ad esempio l’approvazione del pagamento di fatture, autorizzazioni varie, etc.
• Informazioni inerenti le funzionalità disponibili, e i livelli di costo non più proibitivi, delle applicazioni di gestione elettronica dei documenti.
• Aggiornamenti sul quadro normativo attinente alla firma digitale e alla conservazione sostitutiva, in formato elettronico, del documento cartaceo, anche ai fini fiscali e legali.
• Fornire i parametri da considerare nella selezione di una proposta di soluzioni GED, considerando  le esigenze e l’evoluzione delle strutture aziendali nel corso del tempo.

Programma dettagliato del corso:

La Gestione Elettronica dei Documenti(GED)

• La normativa di legge  sulla gestione elettronica dei documenti e la firma digitale
• Classificazione e consultazione dei documenti.
• Documenti informatici acquisiti tramite spool dal sistema gestionale
• Documenti cartacei acquisiti tramite scanner
• La pratica digitale
• Il sistema dei diritti e delle limitazioni del singolo e dei gruppi.
• La distribuzione del documento all’ interno e all’ esterno dell’ azienda.
• L’archiviazione elettronica sostitutiva, la firma digitale, …la distruzione del cartaceo.
• La sicurezza del documento firmato elettronicamente
• Le responsabilità per la firma digitale e l’ archiviazione sostitutiva.
• Il manuale organizzativo dell’archiviazione sostitutiva.

La valutazione dei vantaggi della G.E.D. per l’ utente, la Direzione e il mondo esterno.
 
Come introdurre la G.E.D. in Azienda e valutare il ritorno dell’ investimento.

Domande e risposte:

Il seminario è organizzato 1 volta al mese, in orario pomeridiano, ed ha la durata di 4 ore.
Il costo per la partecipazione è di  € 150,00 + IVA per partecipante.